Sprawdź konto na białej liście przed przelewem

Jak działa narzędzie i skąd pochodzą dane

Wklejasz numer rachunku z faktury — 26 cyfr, przy czym dozwolone są spacje i prefiks PL — oraz opcjonalnie NIP sprzedawcy. Zanim narzędzie wyśle zapytanie do Ministerstwa Finansów, sprawdza numer sumą kontrolną. Literówka zostaje więc wyłapana od razu, bez zużywania zapytania do API.

Z NIP-em narzędzie odpowiada TAK albo NIE: czy rachunek jest przypisany do tego NIP-u w wykazie na dziś. Do tego pokazuje identyfikator zapytania (requestId), który warto zachować jako ślad sprawdzenia.

Bez NIP-u narzędzie pokazuje, do jakich podatników VAT rachunek jest przypisany — nazwę, NIP i status. To przydaje się, gdy chcesz ustalić, do kogo faktycznie należy numer z faktury.

Źródłem danych jest wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, czyli biała lista. Prowadzi go Szef Krajowej Administracji Skarbowej na podstawie art. 96b ustawy o VAT, a wykaz działa od 1 września 2019 r. Narzędzie pyta wyłącznie oficjalne API Ministerstwa Finansów (wl-api.mf.gov.pl).

Wykaz zawiera między innymi nazwę, NIP, REGON, status VAT (czynny, zwolniony albo brak rejestracji), adres, osoby reprezentujące, prokurentów, daty rejestracji, odmowy, wykreślenia i przywrócenia oraz numery rachunków rozliczeniowych zgłoszonych do urzędu.

Wynik z wykazu jest zapamiętywany do 6 godzin, a wpisanych numerów nie zapisujemy. Narzędzie pokazuje stan na dziś — nie sprawdza stanu na wybraną datę wstecz i nie monitoruje numeru w czasie.

Kiedy sprawdzenie konta ma znaczenie w praktyce

Przepisy nie nakazują sprawdzania rachunku kontrahenta. Skutki wiążą się z samą zapłatą na rachunek spoza wykazu, a nie z tym, czy ktoś zajrzał do listy. Mimo to w praktyce są sytuacje, w których sprawdzenie przed przelewem jest po prostu rozsądne.

• Transakcje B2B powyżej 15 000 zł. Limit z art. 19 Prawa przedsiębiorców wyznacza granicę, od której zapłata na rachunek spoza wykazu może mieć konsekwencje podatkowe.
• Pierwszy przelew do nowego dostawcy. Zanim pieniądze wyjdą z firmy, warto potwierdzić, że numer z faktury faktycznie należy do tego podatnika.
• Zmiana numeru rachunku u stałego kontrahenta. To typowy moment, w którym warto zweryfikować numer razem z NIP-em, zamiast polegać na treści wiadomości e-mail.
• Faktura z danymi, które wyglądają niespójnie. Inna nazwa niż wcześniej, inny adres, inny numer rachunku — to sygnał, żeby sprawdzić numer i NIP w wykazie.
• Płatność zbliża się do progu 15 000 zł. Przy kwotach blisko limitu sprawdzenie jest szczególnie tanie w porównaniu z potencjalnymi skutkami.

Narzędzie sprawdza jeden numer naraz i pokazuje stan na dziś. Nie ma eksportu do PDF ani sprawdzania wielu numerów w jednym zapytaniu.

Skutki zapłaty na konto spoza wykazu i zawiadomienie ZAW-NR

Gdy przedsiębiorca płaci innemu przedsiębiorcy za transakcję o wartości powyżej 15 000 zł przelewem na rachunek, którego nie ma w wykazie na dzień zlecenia przelewu, mogą wystąpić dwa skutki.

Zawiadomienie ZAW-NR składasz do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy, w terminie 7 dni od zlecenia przelewu. To nie jest czynność, którą narzędzie wykona za Ciebie — ono tylko pokazuje, czy dany rachunek jest w wykazie.

Pamiętaj o kierunku zależności: skutki wynikają z zapłaty na rachunek spoza wykazu, a nie z braku sprawdzenia. Sam brak weryfikacji nie rodzi tych konsekwencji.

To informacja, a nie porada prawna ani podatkowa. Szczegóły i wyjątki najlepiej omówić z doradcą podatkowym albo z Krajową Informacją Skarbową.

Oszustwa na podmienione konto w fakturze i jak się chronić

Najczęstszy schemat wygląda podobnie: kontrahent dostaje fakturę albo wiadomość z nowym numerem rachunku i przelewa pieniądze tam, gdzie nie powinien. Numer bywa podany w pliku, w treści maila albo w fakturze przesłanej z przejętej skrzynki.

Jak ograniczać ryzyko:

1. Sprawdź numer razem z NIP-em. Sam numer rachunku niewiele mówi — dopiero zestawienie numeru z NIP-em pokazuje, czy konto jest przypisane do właściwego podatnika w wykazie na dziś.
2. Nie ufaj danym z wiadomości. Numer z maila potwierdź innym kanałem — telefonicznie, pod numerem, który znasz z wcześniejszych, sprawdzonych kontaktów.
3. Reaguj na każdą zmianę danych do płatności. Zmiana numeru rachunku to najważniejszy sygnał ostrzegawczy, nawet gdy wiadomość wygląda profesjonalnie.
4. Zapisz identyfikator zapytania. requestId z wyniku to ślad, że sprawdzenie faktycznie się odbyło i co wtedy pokazał wykaz.
5. Zachowaj ostrożność przy kwotach powyżej 15 000 zł. Przy takich płatnościach skutki zapłaty na rachunek spoza wykazu są najbardziej odczuwalne.

Sprawdzenie numeru to jedno kliknięcie i nie zastępuje zdrowego rozsądku, ale w połączeniu z telefonem do kontrahenta znacząco utrudnia podmianę konta.

Co zrobić, gdy wynik brzmi NIE

Wynik NIE nie zawsze oznacza oszustwo. Zanim podejmiesz decyzję, sprawdź trzy typowe przyczyny.

• Rachunek wirtualny. Rachunki wirtualne nie są wypisane na liście. Sprawdzenie konkretnego numeru razem z NIP-em je uwzględnia, więc przy takim rachunku podaj NIP sprzedawcy — bez niego wynik może być mylący.
• Nowe konto. Rachunek zgłoszony niedawno może jeszcze nie być widoczny. Narzędzie pokazuje stan na dziś i nie monitoruje numeru, więc jeśli chcesz potwierdzić sytuację później, sprawdź numer ponownie.
• Pomyłka w danych. Sprawdź, czy numer ma 26 cyfr i czy przepisałeś go dokładnie z dokumentu. Suma kontrolna wyłapuje literówki jeszcze przed zapytaniem, ale nie wychwyci podmiany na inny, poprawny formalnie numer.

Jeżeli po sprawdzeniu nadal nie masz pewności, poproś kontrahenta o potwierdzenie numeru rachunku innym kanałem niż wiadomość, w której go otrzymałeś. Gdy mimo wszystko zapłacisz na rachunek spoza wykazu, pozostaje zawiadomienie ZAW-NR w terminie 7 dni od zlecenia przelewu.

Pula zapytań do API MF jest dzienna i wspólna dla wszystkich użytkowników serwisu. Po jej wyczerpaniu narzędzie odeśle Cię do oficjalnej wyszukiwarki podatnik.info.

Najczęstsze pytania

Dane: wykaz podatników VAT Szefa KAS (API Ministerstwa Finansów) i Krajowy Rejestr Sądowy (API Ministerstwa Sprawiedliwości). Wyniki mają charakter informacyjny.