Kalkulator stawki freelancera

Kalkulator stawki freelancera

Kalkulator stawki freelancera liczy, ile musisz brać za godzinę rozliczalną, żeby po kosztach firmy, podatku i składkach zostawał Ci zakładany dochód netto. Przy domyślnych danych (12 000 zł netto miesięcznie, 2 500 zł kosztów, 19% podatku i składek, 30 h tygodniowo, 6 tygodni wolnego, 80% wykorzystania) wychodzi 194,58 zł za godzinę, a z rezerwą na urlop 219,96 zł, czyli ok. 1 760 zł za 8-godzinny dzień.

Dochód i koszty wpisujesz miesięcznie, kalkulator sam przelicza je na rok.

Wzór na stawkę godzinową freelancera

Potrzebny przychód roczny = (dochód netto + koszty) × 12 ÷ (1 − podatek%)

Godziny rozliczalne w roku = godz./tydz. × (52 − tygodnie wolnego) × wykorzystanie%

Stawka = potrzebny przychód roczny ÷ godziny rozliczalne

Stawka z rezerwą na urlop = stawka × 52 ÷ tygodnie pracy

Stawka dzienna = stawka godzinowa × 8

Dlaczego czas niepłatny ma znaczenie

Freelancer pracuje także nad sprzedażą, administracją i zdobywaniem klientów. Jeśli deklarujesz 30 h/tyg., ale tylko 80% jest rozliczalne, fakturujesz realnie 24 h. Im niższe wykorzystanie, tym wyższa musi być stawka. Gdy w polu godzin podajesz już wyłącznie czas fakturowany, ustaw wykorzystanie na 100%, inaczej odejmiesz czas niepłatny dwa razy.

Przykład

Dochód 12 000 zł i koszty 2 500 zł miesięcznie to 174 000 zł rocznie. Po podzieleniu przez 0,81 (podatek i składki 19%) potrzebny przychód wynosi 214 815 zł rocznie, czyli ok. 17 901 zł miesięcznie. Przy 30 h/tyg., 46 tygodniach pracy i 80% wykorzystania masz 1 104 godziny rozliczalne, więc stawka to 214 815 ÷ 1 104 ≈ 194,58 zł. Z rezerwą na urlop: 194,58 × 52 ÷ 46 ≈ 219,96 zł za godzinę.

Urlop i rezerwa urlopowa

Wyjęcie 6 tygodni z roku zostawia 46 tygodni pracy i od razu zmniejsza liczbę godzin rozliczalnych, dlatego już stawka bazowa pokrywa dochód za pełne 12 miesięcy. Opcja „Dolicz rezerwę na urlop” mnoży ją dodatkowo przez 52 ÷ tygodnie pracy, co przy 6 tygodniach wolnego daje ok. 13% więcej. Traktuj tę nadwyżkę jako zapas na chorobę, przestoje i spóźnione płatności.

Od czego zależy wynik — mechanika obliczeń

Kalkulator sprowadza wszystkie dane wejściowe do jednego roku pracy, a dopiero potem dzieli przychód przez godziny. Kolejność ma znaczenie: najpierw do dochodu dodawane są koszty firmowe, a całość jest następnie dzielona przez (1 − podatek%). Podatek liczony jest od przychodu, czyli od kwoty z faktury, a nie od tego, co zostaje na koncie. Jeśli chcesz mieć 8 000 zł po podatku 19%, sama faktura musi opiewać na ok. 9 877 zł, jeszcze przed doliczeniem kosztów.

Stawka dzienna to zawsze stawka godzinowa razy 8 h. Kalkulator nie pyta o długość dnia, więc jeśli rozliczasz krótsze dni, pomnóż stawkę przez własną liczbę godzin.

Przykład krok po kroku: dochód 15 000 zł i 75% wykorzystania

1. Dane wejściowe: dochód 15 000 zł netto miesięcznie, koszty firmowe 2 000 zł miesięcznie, podatek i składki 25%, praca 30 godzin tygodniowo, 6 tygodni wolnego (46 tygodni pracy), wykorzystanie 75%.
2. Roczna kwota netto: (15 000 + 2 000) × 12 = 204 000 zł.
3. Potrzebny przychód: 204 000 ÷ (1 − 0,25) = 272 000 zł rocznie, czyli 22 666,67 zł miesięcznie.
4. Godziny rozliczalne: 30 h × 46 tygodni = 1 380 h, a 75% z tej liczby daje 1 035 h.
5. Stawka bazowa: 272 000 ÷ 1 035 ≈ 262,80 zł za godzinę.
6. Z rezerwą urlopową: 262,80 × 52 ÷ 46 ≈ 297,08 zł za godzinę, co daje ok. 2 377 zł za 8-godzinny dzień.
7. Sprawdzenie od drugiej strony: 1 035 h × 262,80 zł ≈ 272 000 zł przychodu. Po odjęciu 25% podatku zostaje 204 000 zł, czyli 17 000 zł miesięcznie, a po odjęciu 2 000 zł kosztów dokładnie zakładane 15 000 zł.

Jak wykorzystanie czasu zmienia stawkę

Dochód 12 000 zł i koszty 2 500 zł miesięcznie, podatek 19%, 30 h/tyg., 46 tygodni pracy. Te same wartości pokazuje tabela pod kalkulatorem przy ustawieniach domyślnych.

Ustawienia Junior, Mid i Senior

Przyciski zmieniają tylko dochód i godziny; pozostałe pola zostają jak w ustawieniach domyślnych. To przykłady do edycji, a nie stawki rynkowe.

Mam już stawkę: ile mi zostaje netto?

Druga część kalkulatora liczy odwrotnie: stawka razy godziny rozliczalne w roku daje przychód, od którego odejmowany jest podatek i składki, a następnie miesięczne koszty. Przy ustawieniach domyślnych stawka 150 zł daje 165 600 zł przychodu rocznie i ok. 8 678 zł netto miesięcznie, czyli 3 322 zł mniej niż cel 12 000 zł. To obliczenie nie uwzględnia rezerwy na urlop, więc porównuj je ze stawką bazową (194,58 zł), a nie z wynikiem z rezerwą.

Jak korzystać z kalkulatora, żeby wynik był wiarygodny

• Wpisz dochód, a nie przychód: kwotę, którą chcesz mieć miesięcznie na koncie po kosztach i podatkach. Suma z faktur jest wynikiem, nie daną wejściową — to najczęstszy błąd przy pierwszym podejściu.
• Koszty zbierz z faktur, a nie z pamięci: sprzęt, oprogramowanie, księgowość, biuro, szkolenia, ubezpieczenie. Pole przyjmuje średnią miesięczną, więc sumę z ostatnich dwunastu miesięcy podziel przez 12.
• Wykorzystanie powyżej 80% rzadko się utrzymuje przy sprzedaży, administracji i nauce; zwykle przyjmuje się 60–80%. Jeśli dopiero budujesz bazę klientów, wybierz dolny koniec.
• Policz dwie wersje stawki. Progowa pokrywa koszty i podatki, docelowa zawiera marżę na rozwój i poduszkę finansową. Negocjacje zaczynaj od docelowej, a progową traktuj jako granicę, poniżej której nie schodzisz.
• Po każdej zmianie kosztów, składek czy godzin przelicz stawkę ponownie.

Czego kalkulator nie policzy

• Podatek i składki to jeden procent od przychodu. Narzędzie nie rozdziela PIT, składki zdrowotnej i społecznych, nie zna formy opodatkowania, progów, ulg ani VAT. Stałe miesięczne składki ZUS możesz wpisać do kosztów, a w polu procentu zostawić sam podatek; ich wysokość policzysz w kalkulatorze ZUS przedsiębiorcy (sprawdź aktualne kwoty).
• Koszty są doliczane do dochodu przed podatkiem. Jeśli u Ciebie obniżają podstawę opodatkowania, realna potrzebna stawka może wyjść nieco niższa.
• Model rozkłada pracę równo na wszystkie tygodnie pracy i nie przewidzi miesiąca bez zleceń ani zwolnienia lekarskiego.
• Przy stałej opłacie miesięcznej lub cenie za projekt stawka godzinowa jest tylko punktem odniesienia. Potrzebny jest jeszcze budżet godzin na projekt, inaczej nie wiadomo, czy dana kwota się opłaca.