Kalkulator kosztu rekrutacji

Kalkulator kosztu rekrutacji: co liczy

Cost per hire to pełny koszt pozyskania jednego pracownika. Kalkulator kosztu rekrutacji sumuje ogłoszenia, agencję, bonus za polecenie, wdrożenie i czas rekrutera, a osobno dolicza stratę wynikającą z wakatu, czyli z okresu, gdy stanowisko stoi puste.

Wzór: cost per hire = (koszty bezpośrednie + koszt wakatu) ÷ liczba zatrudnień. Przy jednym zatrudnieniu wynik jest po prostu sumą kosztów. Jeśli w ramach jednej rekrutacji przyjmujesz kilka osób, wpisz wszystkie kwoty łącznie i podaj liczbę zatrudnień, a narzędzie podzieli całość na jedną osobę. Obok wyniku z wakatem dostajesz koszt bezpośredni na zatrudnienie (bez wakatu), udział wakatu w procentach i nazwę największego składnika.

Jak liczona jest praca rekrutera i koszt wakatu

Czasu rekrutera nie wpisujesz jako stawki godzinowej, tylko jako miesięczną pensję i liczbę godzin poświęconych tej rekrutacji. Stawka wynika z założenia 160 godzin pracy w miesiącu (pełny etat): praca rekrutera = pensja ÷ 160 × godziny. Przy pensji 10 000 zł godzina kosztuje 62,50 zł, więc 40 godzin to 2 500 zł. Jeśli chcesz uwzględnić pełny koszt pracodawcy, wpisz pensję razem ze składkami po stronie firmy.

Koszt wakatu to dni wakatu × dzienny przychód zespołu. Narzędzie nie zgaduje, ile traci firma: przyjmuje wartość, którą podasz. Wpisz 0 w dziennym przychodzie, jeśli chcesz zobaczyć wyłącznie koszty bezpośrednie.

Przykład krok po kroku: od składników do wskaźnika

1. Dane wejściowe (domyślny przykład w kalkulatorze): ogłoszenia 3 000 zł, agencja 12 000 zł, pensja rekrutera 10 000 zł/mies. i 40 godzin jego pracy, bonus 2 000 zł, wdrożenie 2 500 zł, 45 dni wakatu, dzienny przychód 1 500 zł, jedno zatrudnienie.
2. Praca rekrutera: 10 000 ÷ 160 × 40 = 2 500 zł.
3. Koszty bezpośrednie: 3 000 + 12 000 + 2 500 + 2 000 + 2 500 = 22 000 zł.
4. Koszt wakatu: 45 × 1 500 = 67 500 zł.
5. Cost per hire: 22 000 + 67 500 = 89 500 zł.
6. Struktura: 67 500 ÷ 89 500 = 75,4%. Wakat odpowiada za około trzy czwarte całości, koszty bezpośrednie za 24,6%.

Opłata agencji w tym przykładzie równa się 8 dniom wakatu (12 000 ÷ 1 500). Kalkulator pokazuje to porównanie, gdy podasz zarówno agencję, jak i dzienny przychód: łatwiej wtedy ocenić, czy agencja, która skróci proces o tydzień lub dwa, się opłaca.

Tabela referencyjna: co wpisać i jak to policzyć

Scenariusze, presety i budżet

Pod wynikiem kalkulator zestawia Twoje dane z wariantami, w których reszta pozostaje bez zmian. Dla przykładu powyżej wygląda to tak:

Skrócenie wakatu o połowę obniża koszt bardziej niż rezygnacja z agencji. Tak jest zawsze, gdy wakat stanowi większość kosztu.

Dwa presety podmieniają część pól na przykładowe wartości (to orientacyjne liczby, nie dane rynkowe). „Junior” zeruje agencję i ustawia bonus na 1 000 zł: wychodzi 9 000 zł kosztu bezpośredniego i 76 500 zł z wakatem. „Specjalista IT” przyjmuje agencję 25 000 zł, pensję rekrutera 15 000 zł, 90 dni wakatu i 3 000 zł dziennego przychodu: 36 250 zł bezpośrednio i 306 250 zł łącznie, z czego 88,2% to wakat.

W opcjonalnym polu budżetu wpisujesz maksymalny koszt na jedno zatrudnienie. Kalkulator pokaże zapas albo przekroczenie oraz najdłuższy wakat, który mieści się w budżecie przy podanym dziennym przychodzie. Wynik możesz skopiować jako tekst.

Jak obniżyć koszt rekrutacji pracownika

• Program poleceń zwykle wychodzi taniej niż agencja, a bonus wliczasz jako osobny składnik.
• Własna baza kandydatów i rekrutacja ciągła skracają start kolejnych procesów.
• Krótszy czas rekrutacji obniża koszt wakatu, który często jest największą pozycją.
• Precyzyjne ogłoszenie ogranicza liczbę rozmów z osobami, które nie pasują, a więc godziny rekrutera.

Praktyczne wskazówki przed wpisaniem danych

• Wpisuj kwoty łącznie za całą rekrutację, nie za jedną osobę: kalkulator sam podzieli je przez liczbę zatrudnień.
• Netto albo brutto: wybierz jedno i trzymaj się go we wszystkich polach.
• Godziny rekrutera licz realistycznie: przygotowanie ogłoszenia, selekcja CV, rozmowy, kontakt z kandydatami i dokumentacja.
• Jeśli stanowisko nie generuje przychodu bezpośrednio, jako dzienny przychód użyj kosztu zastępstwa lub nadgodzin, a nie wartości, której nie potrafisz uzasadnić.
• Porównując źródła kandydatów lub okresy, stosuj te same założenia, inaczej wyniki nie będą porównywalne.

Czego kalkulator nie uwzględnia

• Uniwersalnej wyceny wakatu: zależy od modelu pracy zespołu, sezonowości i tego, czy przychód jest tracony, czy tylko opóźniony.
• Kosztów ukrytych, takich jak spadek morale, przeciążenie zespołu czy opóźnione projekty.
• Jakości zatrudnienia: niski cost per hire nie oznacza dobrej rekrutacji, jeśli nowa osoba odchodzi przed upływem roku.
• Kosztów wspólnych, np. abonamentów systemów HR. Jeśli chcesz je doliczyć, rozłóż je ręcznie i dodaj do jednego z pól.