Jest rok 2021 i modułowe rozwiązania zwiększające produktywność, takie jak Notion, Coda, Milanote i Roam Research przejęcie zwykłej przestrzeni roboczej pomiędzy zespołami. Jednak funkcjonalność i łatwość obsługi oferowana przez Trello, Asana i Jira wciąż nie mają sobie równych. Spośród wszystkich tych narzędzi zarówno Notion, jak i Asana to dwa najpopularniejsze narzędzia do zarządzania projektami. 

Pojęcie kontra asana

Na pierwszy rzut oka Notion i Asana są identyczne pod względem możliwości zarządzania projektami. Ale kop głębiej, a zobaczysz morze różnic między tymi dwoma rozwiązaniami. Jeśli nie wiesz, czym jest Notion i Asana, przeczytaj poniższe porównanie, aby znaleźć idealne narzędzie do zarządzania projektami dla swojego zespołu. 

Dostępność na wielu platformach

Dostępność między platformami ma ogromne znaczenie, jeśli chodzi o aplikacje do zarządzania projektami. Członkowie Twojego zespołu mogą korzystać z różnych platform, a niektórzy wolą zarządzać zadaniami i przeglądać je na urządzeniach mobilnych, gdziekolwiek się znajdują. 

Notion jest dostępny na iOS, Androida, Maca, Windowsa i w Internecie. Aby zapewnić płynną obsługę na różnych platformach, firma korzysta z tego samego interfejsu użytkownika na urządzeniach mobilnych, komputerach PC i w Internecie.

Jednak aplikacje mobilne Notion to poważna porażka. Zamiast być natywne, są to zasadniczo opakowania internetowe, których wykonanie prostych zadań zajmuje zbyt dużo czasu. 

Asana posiada natywne aplikacje na Androida i iOS. Będziesz musiał użyć jego wersji internetowej na komputerze stacjonarnym. Mam nadzieję, że w przyszłości firma udostępni natywną aplikację na komputery Mac z Catalyst. Jira już to zrobił, więc dlaczego Asana nie może?

Interfejs użytkownika

Notion oferuje z przodu gigantyczne, puste płótno. Na początek możesz zorganizować wszystko od zera lub skorzystać z szablonów.

Główne opcje, takie jak strony i podsekcje, znajdują się po lewej stronie. Problem w Notion jest taki, że nie wyświetla on użytkownikowi wszystkich elementów interfejsu użytkownika i opcji edycji. Główne opcje są dostępne natychmiast po użyciu polecenia „/”. Zapamiętywanie przydatnych poleceń Pojęcia pomoże Ci zaoszczędzić czas później.

Odmienne podejście pomiędzy Asaną i Notionem zauważysz już w interfejsie użytkownika. Asana oferuje kilka szablonów na początek. W zależności od wymagań możesz wybrać odpowiedni szablon.

Wszystkie Twoje zadania, cele, portfolio i członkowie zespołu znajdują się w lewym okienku. Podoba mi się tutaj podejście Asany.

Zarządzanie projektami i zadaniami

Porozmawiajmy o słoniu w pokoju. Prawdopodobnie wybierzesz pomiędzy Notion i Asana w oparciu o ich możliwości zarządzania projektami i zadaniami. 

Możesz tworzyć listy rzeczy do zrobienia w Notion i Asana. Zmniejsza to Twoją zależność od ciągłego poruszania się po listach zadań z innych aplikacji, takich jak Todoist czy TickTick.

Będziesz musiał używać szablonów zarządzania projektami w Notion. Możesz znaleźć takie szablony w Galerii Szablonów Pojęć i wybrać jeden zgodnie ze swoimi wymaganiami.

Szablony planu działania i planu tygodnia firmy Notion to dwa z moich ulubionych z listy. Nadają się do zarządzania małymi projektami i pokornie polecam każdemu ich wypróbowanie. 

Możesz śledzić trwające projekty, dodawać problemy, integrować tagi, udostępniać je członkom zespołu i nie tylko. Co więcej, możesz także dotknąć zakładki i zobaczyć wszystkie szczegóły na jej temat.

Widok Osi czasu w Notion to kolejny widok bazy danych, którego możesz użyć do wizualizacji tych samych informacji na wiele sposobów. Opiera się na klasycznym wykresie Gantta, ale zapewnia znacznie większą elastyczność i możliwość dostosowania. Na przykład możesz mieć jedną bazę danych zawierającą wszystkie Twoje projekty inżynieryjne, z widokiem na oś czasu pokazującą, ile czasu zajmie ich budowa i kiedy zostaną uruchomione.

Asana pozwoli Ci zaprosić współpracowników przed utworzeniem projektu. Zawsze możesz zaprosić więcej osób z szablonów.

W poniższym przykładzie wybrałem szablon Team Brainstorm, aby wszystko uporządkować. Oto jak dodać szczegóły.

Domyślnie przenosi Cię do przeglądu projektu w stylu Kanban. Prawdziwa moc kryje się w górnej wstędze. Oto opcje, którymi możesz się bawić.

Widok listy wyświetli szczegóły projektu na liście. Zakładka Oś czasu pokazuje trwające projekty na wykresie osi czasu — jest to funkcja płatna (o której porozmawiamy później). 

Możesz także przeglądać zadania w widoku kalendarza. Postęp projektu można ogłosić w sekcji Postęp. Możesz rozpocząć rozmowę, dodać zadania i zaprosić więcej członków, korzystając z dowolnego szablonu.

Asana umożliwia dodanie dowolnej liczby szablonów w jednym projekcie. Większość zespołów trzyma się planu projektu produktu i szablonu śledzenia błędów, aby zarządzać projektami.

Przeczytaj także: Pojęcie vs Airtable – jakiej modułowej aplikacji zwiększającej produktywność powinieneś używać

Funkcje

Notion może być Twoim najlepszym miejscem do pracy, w którym możesz organizować informacje i pracę swoich zespołów. Możesz zbudować narzędzie do śledzenia subskrypcji, narzędzie finansowe, stronę śledzenia książek i nie tylko. Możliwości są nieograniczone.

Moją ulubioną funkcją Asany są Reguły. Działa jako automatyzacja w oprogramowaniu. Możesz stworzyć reguły w oparciu o swoje wymagania.

Możesz ustawić reguły, na przykład gdy członek zespołu przeniesie kartę zadania w trakcie przeglądu, zespół kontroli jakości zostanie automatycznie oznaczony tagiem i powiadomiony o postępie.

Inny przykład — tagi. Załóżmy, że oznaczyłeś zadanie jako Priorytet 1, a główny menedżer zostanie automatycznie oznaczony i powiadomiony. Dodajesz znacznik projektu, a główny projektant zostaje zaniepokojony zmianą.

Cena

Notion jest całkowicie darmowy do użytku osobistego. Jeśli chodzi o udostępnianie zespołu, możesz zaprosić do zespołu maksymalnie 5 użytkowników. Płatne plany zaczynają się od 4 USD na członka miesięcznie.

Ceny Asany zaczynają się od 11 $/członka miesięcznie. Jest na wyższej stronie, ale dostępne są także takie funkcje, jak widok osi czasu, widok kalendarza (ten jest naprawdę przydatny) i reguły.

Zarządzaj projektami jak profesjonalista

Notion najlepiej sprawdza się jako osobista wiki. Jeśli chodzi o zarządzanie projektami, polecam go dla małych zespołów i podstawowych projektów. W przypadku dużego zespołu liczącego ponad pięćdziesięciu członków i złożonego projektu radziłbym wybrać Asanę.